Jim Van Buuren en Laura Santini, capaciteitenplanners

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: wat doet een capaciteitenplanner?

Jim: ‘Een capaciteitenplanner zorgt voor de korte termijn-, middellange- en lange termijnplanning. We beginnen op basis van een jaarplanning, waarbij het ziekenhuis een bepaalde productie afspreekt. Vervolgens kijken wij, op basis van het aantal beschikbare collega’s, of we aan die productie kunnen voldoen. Daarna maken we een middellange termijnplanning, dat is de planning voor drie maanden vooruit, en tot slot de korte termijnplanning: die is wekelijks. Daarnaast adviseren we teamleiders over tekorten en overschotten op personeelsvlak.’

Laura: ’Bij de anesthesie hebben we op dit moment meer te maken met tekorten. Maar door bereidheid van het team om extra te willen werken, weten we zoveel mogelijk het afschalen te beperken.’

Hoe werken jullie samen binnen het ziekenhuis?

Jim: ‘We werken voornamelijk met de capaciteitsmanager en de teamleiders van de verschillende afdelingen. Omdat we zowel voor locatie Oost als West plannen, is het belangrijk dat we goed communiceren. We hebben vaste dagen voor beide locaties, maar soms fluctueren we afhankelijk van de afspraken.’

Laura: ‘Het is goed om één planner voor beide locaties te hebben, omdat dit de uitwisseling tussen de afdelingen bevordert. Hierdoor kunnen we beter inspelen op de personeelsbehoefte en creatief omgaan met de planning. We zorgen ervoor dat we altijd voldoende personeel hebben en als er een tekort is, kunnen we snel schakelen en personeel van de ene locatie naar de andere verplaatsen.’

Wat is het meest uitdagende aan jullie functie?

Laura: ‘Het is een uitdaging om alles goed op elkaar af te stemmen en ervoor te zorgen dat iedereen tevreden is met hun rooster. Het is een continu proces van afstemmen en bijsturen.’

Jim: ‘Feestdagen en de zomermaanden zijn altijd uitdagend. We zien vaak dat mensen op dezelfde momenten vrij willen, wat het moeilijk maakt om een sluitend rooster te maken. Daarnaast is er een constante vraag naar personeel, en de concurrentie met privéklinieken maakt het nog lastiger. We zijn trots dat we ondanks deze uitdagingen elke maand een goed rooster kunnen maken, maar als het zo doorgaat komt er een punt waarop dat niet meer lukt.’ 

Wat moeten mensen echt weten over plannen?

Jim: ‘Plannen is een vak op zich, je kan het niet zomaar even doen naast je andere werkzaamheden. Het is ook echt mensenwerk. Het vereist inzicht in de wensen en behoeften van je collega’s, en je moet goed kunnen anticiperen op veranderingen. Het is belangrijk om de mensen te kennen die je plant, zodat je hun voorkeuren en behoeften kunt meenemen in de planning.’

Laura: ‘Ook moet je flexibel zijn en snel kunnen schakelen. Soms moet je last-minute wijzigingen aanbrengen, en dat kan stressvol zijn. Een ziekenhuis is een complexe organisatie. Ik denk dat sommige mensen misschien nog wel wat meer bewust mogen worden van wat voor een grote puzzel het is. Om tot een gezonde en effectieve planning te komen heeft de planner de samenwerking nodig van de medewerkers. Samen maken we de planning!’

Tot slot, wat doen jullie om te ontspannen?

Jim: ‘Ik ben een fanatiek hardloper en sport veel. Het helpt me om mijn hoofd leeg te maken na een drukke werkdag. Even in de natuur zijn en mijn gedachten verzetten is voor mij essentieel.’

Laura: ‘Ik sport ook veel. Daarnaast heb ik drie kinderen, dus ook thuis moet ik verschillende planningen managen!’